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圣安娜官网-应收账款管理催收

应收账款实际上不单是企业存在,实际上个体工商户或者个人都一样存在该问题,比如个人作为贷方借款给某借方,所以,从该点上来说,不管是企业、个体户还是个人应收账款的管理存在一定的同性,之所以以企业应收账款作为分析的基础,是因为企业的管理问题较为复杂,涉及金额通常较大,更具有典型性。

  应收账款催收,实际上对应的法律概念就是债权追偿,所谓的企业应收账款也就是企业对他人依法享有的债权。但是,即使是上市公司,也可能存在应收账款管理不足,由此变成了企业的呆账烂账,这点也离不开应付债务人的还款能力不足或者缺乏诚信的原因。

  下面从企业管理流程、企业部门衔接、法律规定以及实务方面做简要的介绍。

  一、重视合同条款及合同管理

  企业的应收账款一般都是对应商务合同的付款约定,通常见到的无非是几种付款约定:1、先款后货,即先支付货款后供应货物,这种条款约定,一般对应的是供货单位具有一定的市场垄断地位或者品牌优势地位,亦或是指定的供货单位;2、先货后款,即先供应货物后验收无误后支付货款,这种条款约定与前述约定基本是相反的,一般对应的是采购单位属于强势方,或者在经济环境不佳的情况下,基于市场竞争激烈,供应商以此作为换取订单的条件之一;3、按照进度付款,这种一般是跨地区或者涉及大型设备的安装调试,亦或者是政府招投标项目的情况下采用的约定,这种条款相对公平,但并非绝对,比如在某政府招标项目中付款条件规定为:供应商负责供货及安装调试,无预付款先备货并在采购方指定的时间内送货到施工地点,货物到现场后支付货款的30%,货物经采购方验收无误后报业主审核无误并按照正常的财政付款流程支付货款的35%,设备经调试运行正常后报业主审核无误并按照正常的财政付款流程支付货款的30%,扣留货款的5%作为质保金,质保期满后无息退还。对于该类条款看似清晰,实际不然,存在的问题是:(1)、所谓货到现场后支付货款的亦或者验收合格后或者调试运行正常后这类实际点都是不明确的,而作为付款时间不明确的情况下,作为供应商要求对方付款,则按照《合同法》第六十二条第(四)项的规定“履行期限不明确的,债务人可以随时履行,债权人也可以随时要求履行,但应当给对方必要的准备时间。”而所谓的合理期限,相关司法解释以及实务中一般是一到三个月,发生纠纷时,什么期限属于合理则属于法官自由裁量权的范围。因此,单纯这点来说,增加了采购方的工作以及风险,实际上可以在合同中加以明确并适当增加违约条款;(2)、不管是货物验收还是设备调试,均没有约定具体的时间点,即何时验收或者何时调试,实务中时常发生采购单位基于施工现场问题或者资金问题,拖延未验收或者未调试,从而导致供应商的货款被积压,如果届时发生纠纷,作为供应商又回到了前述的先催告后才动用诉讼的流程上;因此,对于该点,一样需要明确约定验收或者调试的时间限制,以及逾期视为验收或者调试合格等约定,并要求前述该种情况下产生的损失由采购方自行承担;(3)、验收、调试的标准不明也容易导致发生分歧,尤其是非标设备的情况下,所谓的验收标准更多的是生产企业的自己标准,无国家或者行业标准予以参考,甚至发生纠纷时无权威的部门予以鉴定评估,因此,对于这类情况,严格明确的将验收的标准进行约定或者作为合同附件是非常必要的;(4)、付款进度上增加了业主也就是项目所有人的设备验收或者调试验收的条款,并且连付款也需要业主审批,而且最终还需地方财政局拨款,这类情况在政府公开招标项目中最常见,但实际上,我国《合同法》第一百二十一条规定了“当事人一方因第三人的原因造成违约的,应当向对方承担违约责任。当事人一方和第三人之间的纠纷,依照法律规定或者按照约定解决。”由于合同的签约双方仅是采购方和供应商,业主或者财政局属于合同的第三人范畴,所以该类约定的效力在实务中是否可以作为采购方抗辩的理由各地情况不一,但是本人认为,按照《合同法》第一百二十一条的规定,不应该成为抗辩的理由,虽然我国合同法以意思自治为原则,但是并不能因此无限度的扩大意思自治的解释,因为民法原则上还存在着“权利不得滥用”的原则。所以这类条款的约定,实际上是基于项目本身双方地位不平等导致的结果。

  以上仅是就应收账款对应的合同条款进行的分析,实际上合同是一个整体,即使付款条件约定明确,但是对于设备供应时间、质量问题、验收问题、安装调试以及费用负担、运输方式、包装方式以及违约条款等均可能影响应收账款条件是否成就的因素之一,所以,对于企业本身没有常年顾问或者内聘法务的情况下,切勿轻易采用所谓的网络范本,因为企业不清楚条款本身可能存在的弊端,以及是否符合企业自身的实际,对于长久采用某一类合同但是又碍于聘用常年法律顾问或者内部法务的成本负担,可考虑就此整理后单次委托律师起草,但是这并非长久之计,因为合同虽然是降低企业风险的防火墙之一,但是不是唯一,还必须看实际履行中的情况以及合同管理问题。

  所谓的合同管理,并非仅是简单的将合同和相关资料归档,其应该是一个体系,即从合同谈判、起草、修订、签署、归档、销毁、合同日常法律培训等全部过程,基于其是一个体系,因此企业的管理范畴中不应该忽视该体系的理解以及运用,毫不夸张的说,任何一家企业,不管大小,如对方发生经济往来,基本都是以合同为媒介,因此,企业家应该改变重视市场但忽视链接企业内部与外部的媒介之一合同的观念。就代理过的货款追讨案件来说,许多时候资料的收集难度远比案件的处理大,并非因为没有签订合同的原因,而是要么合同约定不清,要么就是资料无从找寻。而诉讼的成败,除了合同约定外,也在于证据的证明力。

  二、销售部门、财务部门、法务部门的衔接问题

  从某种意义上说,销售部门和法务部门(包括外聘常年法律顾问,下同)或者财务部门是存在一定利益冲突的,这是企业内部的利益冲突,因为企业的盈利来之于市场的占有率,具体到企业内部就是靠销售部门的销售能力,由于重视业绩的情况下,往往会牺牲或者就合同条款进行让步,甚至于销售部门在对外商谈业务时先斩后奏,没有经过法务部门对合同条款的评估直接签订,从短期来说,企业确实拿到了某份订单或者某一大项目,但是长远来说,如果企业因为合同签署前期以及签署过程中处于约定不利的地位下,则会造成应收账款困难,甚至成为企业的呆账烂账,而这不但没有给企业带来盈利,反而是亏损。销售部门有时之所以不经过法务部门,一方面基于业绩的压力,另一方面也基于可能会因为合同条款的反复性修改导致订单丢失或者耗时过长,对于这点,法务部门应该充分理解,但是也必须做好平时的法律培训,至少让销售人员在对外商谈、签署合同时对某些资料收集或者合同某些条款的修改提供敏感度,而对于企业的法务部门对于某些重大的合同应该提高审查、修订的效率,及时跟进合同的谈判及签署,同时也必须加强与销售部门的日常沟通,充分理解企业以及具体部门的业务内容,避免条款的修订是闭门造车之作,不符具体的某一项目。

  法务部门在销售合同签署后,应该及时跟进销售合同、对方资质文件、合同附件等归档管理,如果企业内部有具体的归档管理制度和部门的,则该部分工作根据企业制度的规定各司其职,但是法务部门如非销售合同及相关资料的归档管理部门,但应该细化监督的作用,但是,如果法务部门是企业的外聘法律顾问,则该部分工作应该交由企业内部的行政部门或者其他各自归档部门负责,避免在迫不得已需要采取诉讼措施时,证据收集因为自身日常管理的不足而增加了难度。

  财务部门应该及时跟进某一销售订单的收款进度,根据收款的进度以及拖欠的时间分别与销售部门以及法务部门沟通应对措施,并及时将有关的财务单据提供给法务部门以备法务部门做好诉讼的证据准备,销售部门根据财务部门告知的客户款项拖欠时间长短可采取与客户先行沟通、发送公函催款或者移交法务部门通过法律途径进行追款。

  三、根据款项拖欠时间采取不同的措施

  企业催收应收账款的措施,可以根据客户欠款的时间采取不同的程度的催款,具体如下:

  1、客户拖欠款项时间在三个月以内的,一般需要根据拖欠款项的金额大小,由销售部门跟进该企业的经营状况,比如以回访为名,到企业实际经营场所了解企业的现况,另外,法务部门可以通过政府部门提供的企业信用状况公示系统或者部分法院的网络查询系统了解该企业的经营异常或者涉诉情况,从而评估企业是否因为经营不善而可能发生资金断裂;在此期间,如果客户企业经营规模较小,合作较少的,则可以以公函的形式或者以请款函的名义进行催款;

  2、客户拖欠款项达三个月以上六个月以内,则可能该企业经营不善或者恶意欠款,则此时催款的形式可以是公函也可以是销售部门人员上门进行商务催款,但是从证据保留的形式和避免出现个人过激的言行方面来说,建议是公函的形式进行催款,只不过在言词方面更加严厉一些,但是公函相对来说力度较小,但是形式和用语方面比较灵活。

  3、客户拖欠货款拖欠款项达半年以上的,则基本要考虑走法律途径,即通过发催款律师函或者直接进入诉讼的方式解决,这点犹如银行放贷要求提供半年以上的流水道理类似,因为从半年以上的流水基本可以看出借款人的财务稳定性以及资金状况。律师函相对公函来说,力度大点,且收件方都会预估催收方已经委托了律师,接下来可能会动用诉讼,从而可能尽快还款以求避免企业因为诉讼而进一步恶化。但是律师函的拟定有严格的行业要求,在用语和表述上更贴近诉讼所需,也必须严格基于法律规定进行。

  但是上面的时间点并不是僵化的,而是灵活运用,需要考虑应付款客户的资金状况、合作的长久、经营的状况,是否有担保物以及拖欠款项的金额等等,需要强调的是,发送书面的文件,包括公函、律师函、传真或者邮件,最好在合同约定中指定了具体的收件途径,以及送达约定,采用快递方式寄送的,需要详细在快递单上注明收件方、收件地址、快递内容等,避免对方抗辩,在快递寄送后,要即时打印快递送达结果作为证据保留。

  企业的应收账款是企业的一个重点和难点,管理的好坏某种程度上决定了企业追回欠款的可能性以及金额的大小,本文仅是做基本的介绍,无法作详细的说明,因为每个企业不同,纠纷只可能类似不可能完全相同,因此关键是企业的制度完善性、企业管理的实际操作以及风险防控的程度,切勿僵化的去理解本文提示的内容。


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